Lämna anbud på städupphandling: förfrågningsunderlag och kravspecifikation

Inte juridisk rådgivning. En praktisk checklista för städföretag. Reglerna i lagen om offentlig upphandling (LOU, SFS 2016:1145) och i varje upphandlings dokument gäller före den här texten. Kontakta en jurist eller Upphandlingsmyndigheten vid osäkerhet.

1. Hämta förfrågningsunderlaget

Upphandlingsdokumenten, ofta kallade förfrågningsunderlag, laddas ner kostnadsfritt från den annonsdatabas eller det upphandlingsverktyg som köparen använder. Annonsen i TED länkar dit. Där finns allt du behöver för att lämna anbud.

2. Läs underlaget i rätt ordning

Administrativa föreskrifter: sista anbudsdag, hur anbudet lämnas, anbudets giltighetstid och sista dag för frågor.
Kvalificeringskrav: krav på företaget, till exempel ekonomisk stabilitet, referensuppdrag, ledningssystem och försäkringar. Uppfyller du dem inte spelar priset ingen roll.
Kravspecifikation: vad som ska städas, objekt och ytor, frekvenser eller kvalitetsnivåer (ofta INSTA 800), kemikalie- och miljökrav samt bemanning och nyckelhantering.
Utvärdering (tilldelningskriterier): lägsta pris, eller pris tillsammans med kvalitet. Det styr vad du ska lägga krut på.
Avtalsvillkor: avtalstid, prisjustering, viten, uppföljning, underleverantörer och arbetsrättsliga villkor.

3. Kravspecifikationen för städning: vanliga delar att bocka av

Objektsförteckning med lokaler, ytor i kvadratmeter, rumstyper och golvmaterial. Räkna själv, och fråga om något saknas.
Frekvens- eller resultatstyrning: frekvenstabeller, kvalitetsprofil enligt INSTA 800, eller båda.
Periodiska tjänster som golvvård, fönsterputs och storstädning, och om de prissätts separat.
Miljö- och kemikaliekrav. Upphandlingsmyndighetens kriterier för städtjänster omfattar till exempel förteckning över städkemikalier, doseringsutrustning, städmetoder och utbildning av personal och arbetsledare.
Arbetsrättsliga villkor om lön, semester och arbetstid. Upphandlingsmyndigheten bedömer att det finns risk för oskäliga arbetsvillkor i branschen och att sådana villkor därför kan vara aktuella.
Krav på uppföljning, egenkontroll och rapportering.

4. Ställ frågor i tid

Fråga i upphandlingsverktyget om något är oklart. Enligt Upphandlingsmyndigheten ska köparen lämna kompletterande upplysningar senast sex dagar före sista anbudsdag. Frågor och svar delas med alla anbudsgivare, så räkna inte med att din fråga stannar hos dig.

5. Förbered dokumenten

ESPD (europeiskt enhetligt upphandlingsdokument): en egenförsäkran om att du inte ska uteslutas och att du uppfyller kvalificeringskraven. Den är aktuell i upphandlingar över tröskelvärdet, alltså de som finns i TED. Bevisen begärs sedan in från den som ska tilldelas kontrakt.
Referenser, intyg och certifikat som underlaget kräver.
Prisbilaga: fyll i exakt det format köparen anger. Lämna inga egna reservationer, de kan göra att anbudet förkastas.

6. Kalkylera

Räkna tid per objekt utifrån ytor, frekvens eller kvalitetsnivå. Lägg till lönekostnader enligt de villkor som ställs, resor, material, maskiner, arbetsledning och kontroller. Jämför med de viten som kan utgå vid underkänd kvalitet.

7. Lämna anbudet och vänta på beslut

Lämna i det verktyg som anges före sista anbudsdag och klockslag. För sena anbud prövas normalt inte.
Efter utvärderingen skickas ett tilldelningsbeslut till alla anbudsgivare.
Därefter gäller en avtalsspärr på minst 10 dagar om beslutet skickats elektroniskt, annars 15 dagar. Under spärren får avtal inte ingås, och en leverantör kan ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten.

Källor

Upphandlingsmyndigheten: Förbered och planera för att lämna anbud
Upphandlingsmyndigheten: ESPD – en standardiserad egenförsäkran
Upphandlingsmyndigheten: Avtalsspärr och ingå avtal
Upphandlingsmyndigheten: Hållbarhetskriterier för städtjänster

Källorna lästes 2026-10-17. Regler kan ändras; kontrollera alltid aktuell lydelse.